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Opinião

Reduzir riscos e manter o fluxo de caixa: compras e a ‘nova normalidade’

Carlos_Tur_Jaggaer

Como é que os responsáveis pelos Departamentos de Compras devem agir em situações como a que estamos a enfrentar agora e como é que devem preparar-se para o futuro? Em primeiro lugar, garantir a saúde e a segurança dos colaboradores é a coisa mais importante. Porém, a longo prazo, manter o fluxo de caixa, controlar os gastos e mitigar os riscos na cadeia de fornecimentos é essencial para proteger os trabalhadores e manter a sua atividade. Todos estes fatores são fundamentais para manter o EBITDA.

No curto prazo, será necessário controlar as despesas e os processos de aprovação, que devem ser adaptados às condições do próprio mercado. Isso implica que certas categorias de despesas não essenciais devem ser bloqueadas. É necessário ser-se claro e explícito nos procedimentos, por exemplo, através de um “Guia de Compras durante a Crise”, que deve ser reconhecido pelo Departamento de Compras.

Seria aconselhável a criação de um código de atividade, como Covid-19, como fez a Universidade de Dayton, para qualquer custo adicional em resposta a essa situação, pois podem existir fundos ou ajudas disponíveis para um possível reembolso.

Uma vez implementado este código, devemos comunicar ‘a nova realidade’ aos fornecedores para que eles possam responder de acordo. As soluções de compras e suprimentos serão um elemento-chave para realizar uma gestão eficiente de despesas e um controlo rígido de custos.

Da mesma forma, devemos implementar iniciativas de poupança local e global para manter o fluxo de caixa. Para isso, sugere-se criar uma equipa de projeto multidisciplinar com pessoas de diferentes departamentos para monitorizar as iniciativas de poupança e atualizar as despesas semanalmente para análise.

Por outro lado, reveja os principais indicadores-chave de desempenho (Key Performance Indicators – KPIs) para acompanhar as novas medidas. E não se esqueça de fazer análises ad hoc para identificar novas oportunidades de poupança. Para realizar todas essas ações, o melhor é ter uma solução de software. Tentar gerir tudo isto através de e-mails e folhas de cálculo, já difíceis numa situação normal, torna-se uma missão impossível durante uma crise.

Muitas vezes insistimos na gestão de riscos na cadeia de fornecimentos para garantir a capacidade dos fornecedores. Isto passa necesariamente pela realização de avaliações detalhadas dos riscos dos próprios fornecedores. De facto, de acordo com a pesquisa internacional Global Capital Confidence Barometer, realizada pela EY em fevereiro e março, a desaceleração – ou o encerramento – da atividade significou que mais de metade dos entrevistados estão a tomar medidas para mudar a sua cadeia de fornecimento.

Preços e gestão de vários fornecedores andam de mãos dadas numa crise. Portanto, é fundamental renegociar preços rapidamente. Ter um único fornecedor para os ativos estratégicos é extremamente perigoso, devendo ser negociado para garantir melhores condições e, ao mesmo tempo, identificar e qualificar novos fornecedores. Para cumprir com sucesso essa missão, recorrer a ferramentas de software é essencial.

Evitar riscos também implica identificar fornecedores estratégicos que possam ter um problema nessa situação. Se algum deles estiver com dificuldades, precisamos de estar preparados para apoiá-los financeiramente e, assim, garantir a continuidade dos nossos próprios negócios.

A médio prazo é importante rever contratos para minimizar riscos. Por exemplo, relendo cláusulas de ‘força maior’, tempos de recuperação, etc. e renegocie, se necessário. Aqui a inteligência artificial pode se tornar uma ferramenta de ajuda muito útil.

Em situações de crise, como foi mostrado, a automatização dos processos em tarefas administrativas é essencial para lidar com as cargas de trabalho. Um contexto adverso pode tornar-se a oportunidade ideal para automatizar processos de compras, monitorizar de perto as interrupções nas cadeias de fornecimentos e implementar ferramentas para entrega pontual.

Agora podemos criar um plano de recuperação, analisando qual das cadeias de fornecimentos se recuperará mais rapidamente e qual levará mais tempo. Poderemos também preparar estratégias de recuperação e estar prontos para implementá-las sistematicamente à medida que os negócios retomam à normalidade.

A longo prazo, deveremos ter uma gestão integral de fornecedores para estarmos prontos para o próximo desafio. Isto envolve reunir e estudar os dados do fornecedor, tanto internos como externos, assim como compreender como se conectam, integram e implementam entre si ajuda a ter uma visão mais clara dos mesmos.

É preferível promover a gestão proativa de riscos, ou seja, rever como agimos na situação atual e o que poderia ter sido feito de maneira diferente com planeamento prévio.

A preparação também inclui a comunicação das melhores práticas dentro da empresa, identificando onde serão necessários mais recursos para lidar com situações semelhantes. Para isso, temos de desenvolver Planos de Emergência/Contingência que permitam a continuidade ou integrar fontes de dados internas e externas para obter maior visibilidade da cadeia de fornecimentos. Em conclusão, ser proativo e sistemático para o futuro ajuda-nos a obter uma imagem detalhada dos riscos mais prováveis e quais os seus impactos nos negócios.