A maioria das chefias são interrompidas em média uma vez a cada oito minutos, cerca de sete interrupções a cada hora. Quem o diz é a revista Fast Company, que revela ainda que após cada interrupção demora-se cerca de 25 minutos a reconquistar a concentração perdida.
São os colegas de trabalho que teimam em telefonar para colocar ‘questões rápidas’, os emails que não param de cair na caixa de correio e outros fatores que levam muitos profissionais a chegar ao fim do dia sem terem conseguido executar as tarefas mais importantes.
Ouvido pela publicação, Shawn Casemore, especialista em Business Performance, revela aquelas que são as melhores estratégias para fugir às constantes interrupções no local de trabalho e para conseguir dias no escritório mais produtivos.
1- Pare de pensar que é capaz de fazer multitasking
“Somos treinados a pensar que o multitasking é o caminho a seguir. Dizem-nos para não trabalharmos em apenas uma coisa”, refere o especialista. E se a maioria das pessoas pensa que executar múltiplas tarefas ao mesmo tempo é a melhor forma de ser produtivo, a maioria dos estudos revela que quando tentamos fazer mais do que uma coisa ao mesmo tempo não estamos de todo a ser produtivos.
2- Defina as tarefas mais importantes
Ainda antes de abrir o email de manhã, defina quais as tarefas mais importantes e que devem ser concluídas até ao final do dia. Se responder a emails não for uma delas, desligue os alertas de receção de emails.
3- Programe o tempo de trabalho
Depois de ter definidas as tarefas mais importantes, programe o tempo que irá despender em cada uma delas. Segundo o especialista, programar o tempo para cada tarefa não é, no entanto, o suficiente para conseguir ser produtivo. Comunique àqueles com quem trabalha quais são as suas prioridades para o dia e diga-lhes aquilo em que está a trabalhar, de forma a que entendam quando estará disponível para responder a emails e outras solicitações.
4- Evite reuniões desnecessárias
As reuniões são uma das coisas que mais tempo rouba aos profissionais de qualquer setor, especialmente aquelas que são, na verdade, uma perda de tempo. “Muitas vezes, metade das pessoas na sala não acrescentam nada à reunião e não precisam de lá estar”, defende Shawn Casemore.
Faça questão de perguntar sempre qual a ordem de trabalhos de uma reunião para perceber se a sua presença é realmente importante.
5- Saiba delegar
A melhor forma de evitar interrupções é delegar noutros as tarefas que não precisam de ser executadas por si. Segundo o especialista, a maioria das chefias pensam que delegar significa que serão alvo de ainda mais interrupções, contudo, as interrupções de colegas com dúvidas podem evitar-se com uma correta formação acerca de como se devem executar determinadas tarefas.
